Всероссийский сборник статей и публикаций института развития образования, повышения квалификации и переподготовки.

Microsoft Access как единый способ обработки данных в медицинских учреждениях ВЫПОЛНИЛ ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: ГУЛЯЕВА ДАРЬЯ ВАЛЕРЬЕВНА ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН "ТУЙМАЗИНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ" 2023 ГОД Аннотация Информационные технологии в профессиональной медицинской деятельности предполагает получение теоретических и практических умений, навыков. Изучение программы Microsoft Access позволяет познакомится с единым способом обработки данных в различных медицинских учреждениях. В области здравоохранения на сегодняшнее время увеличилось количество новых методов диагностики и лечения, и тем самым увеличился объем обрабатываемой информации о состоянии здоровья пациентов. Все данные необходимо систематизировать и интегрировать в электронном виде. Соответственно, появляется необходимость изучения программы Базы данных и управление ею. Таблицы в разрабатываемой Базе данных должны содержать весь комплекс информации, необходимый в медицинском учреждении: Болезни, Больницы, Карта пациента, Карта стационарного лечения, Лабораторные исследования, Сведения о врачах, Сведения о кабинетах, Сведения о корпусах, Сведения о лабораториях, Сведения о пациенте, Сведения о сотрудниках и Сведения об отделениях. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных. База данных — один или несколько специальным образом организованных файлов, хранящих систематизированную информацию, для доступа к которой используются программные средства системы управления базой данных (СУБД). Интерфейс программ таблицы запросы формы отчеты Базы данных классифицируются по разным признакам: 1) по характеру хранимой информации БД делятся на: • фактографические БД — хранится краткая информация в строго определенном формате — это картотеки; • документальные БД — всевозможные документы — это архивы. Причем это могут быть не только текстовые документы, но и графика, видео и звук (мультимедиа); 2) по способу хранения данных (по техническим средствам) БД делятся на: • централизованные — вся информация Хранится на одном компьютере. Это может быть автономные ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты; • распределенные — используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В таком случае разные части базы хранятся на разных компьютерах; 3) по структуре организации данных БД делятся: • реляционные (табличные) — базы данных, в которых «записи» связаны друг с другом посредством общего поля, состоит из двумерных таблиц (самые распространенные); • иерархические — представляют собой «дерево», в вершинах которого расположены различные записи (очень громоздкие); • сетевые — объединяют огромное количество связей в хаотичном порядке (очень запутанны, например, Интернет). Таблица Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая. В MS Access таблицы можно создавать тремя способами: в режиме конструктора, в режиме таблицы и на основе шаблона. Для создания таблиц на вкладке Создание имеется группа Таблицы основные свойства полей (столбцов) БД. Имя поля — определяет, как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц). Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.). Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле. Формат поля — способ форматирования данных в ячейках. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа. Таблица. Типы данных поля таблицы БД. на Главную Тип поля Назначение Текстовый Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255 (рис.4) Поле МЕМО Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов Числовой Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков Дата/время Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат даты (рис.4) Денежный Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков Счетчик Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы. Логический Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.» Поле объекта OLE Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя. Гиперссылка Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок. Мастер подстановок Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений. на Главную — ” Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. на Главную Связь между таблицами. Виды связей. Связи "один ко многим" Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом. В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности. Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Связи "многие ко многим" При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Связи "один к одному" При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности. Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. на Главную Запрос- Запросы в Access являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. запрос на выборку — выбирает данные из одной таблицы или запроса или нескольких взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. Формирование записей таблицы результата производится в соответствии с заданными условиями отбора и при использовании нескольких таблиц путем объединения их записей; запрос на создание таблицы — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице; запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах. на Главную С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных: включить в таблицу запроса выбранные пользователем поля таблицы; произвести вычисления в каждой из полученных записей; выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора; сформировать на основе объединения записей взаимосвязанных таблиц новую виртуальную таблицу; сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, одновременно выполнить над другими полями группы статистические функции и в результат включить одну запись для каждой группы; создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц; произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей; удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу. на Главную Форма - называют объект базы данных, который позволяет добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в базе данных. Формы в Microsoft Access создают для того, чтобы облегчить ввод и редактирование данных, обеспечить их вывод в удобном для пользователя представлении. С помощью подобных объектов можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений и т. д. Типы связанных форм: Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно. Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных. Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая — предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных. на Главную Отчеты - это итоговый документ, создаваемый на основе БД. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, отображаемые в режиме предварительного просмотра отчета, не сохраняются вместе с ним. Данные, выдаваемые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей базы данных. Все отчеты подразделяются на три категории: - простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы; - детальные отчеты — хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов; - специальные отчеты — позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем. на Главную