Публикации Основы делопроизводства и документооборота на предприятии. Электронное делопроизводство.

Всероссийский сборник статей и публикаций института развития образования, повышения квалификации и переподготовки.

Язык издания: русский
Периодичность: ежедневно
Вид издания: сборник
Версия издания: электронное сетевое
Публикация: Основы делопроизводства и документооборота на предприятии. Электронное делопроизводство.
Автор: Рябушева Ирина Анатольевна

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии. Электронное делопроизводство.Обязанность вести делопроизводство в основном возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но нужно понимать, что ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа организации. Делопроизводство и документооборот - это понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство - это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.Под документооборотом подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.Делопроизводство и документооборот: важность для организацииЧем сложнее становятся бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму - электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Для этого необходимо:

Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;

Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из государственных органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;

Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки либо приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами, и материалами для работы;

Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;

Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;

Организовать автоматизацию рутинных операций, а также ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.Организация входящих документовЭто документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, коммерческие предложения, претензии, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);

получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;

передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;

регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;

передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих документовПуть документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях в последнюю очередь у руководства, и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;

назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;

регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних документовЯвляется самым обширный участком делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих документов. Например, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз - к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Так же необходимо избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.Специфические вопросы документооборотаВышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

К кадровым относятся правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.

Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).

Секретные. Если деятельность организации подпадает под , то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Производственные. Особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.

Электронное делопроизводство.Предназначением электронного документооборота и делопроизводства является автоматизация процесса документооборота в государственных и коммерческих организациях, предприятиях независимо от их размеров, рода деятельности и форм собственности. С помощью системы осуществляется:

упорядочение работы корреспонденцией (как входящей, так и исходящей);

оптимальная организация передвижения внутренней документации на предприятии;

работа с обращениями клиентов, граждан;

облегчается задача организации электронного архива документов.

В настоящее время делопроизводство часто называется "документационным обеспечением управления", поскольку документы особенно ценны для управления.Требования к документообороту

Вся важная информация должна отражаться в документах.

Их хранение организуется таким образом, чтобы как для руководителя, так и для рядового работника была возможность быстро находить требуемый документ.

Еще одной задачей ДОУ является возможность постоянного контроля заданий и поручений, поскольку при невыполнении принятых решений даже идеальные технологии управления не смогут эффективно работать.

Другая задача документооборота – внедрение и последующая организация самых передовых методов работы с документами. По этой причине инициатором внедрения электронного документооборота и делопроизводства должен стать руководитель предприятия.

Важно обеспечить надежность хранения документации.

Еще одно условие – это обязательность исполнения принятых решений.

Работа с документами не должна останавливать деятельность организации или предприятия.

Внедрение электронного документооборота и делопроизводства позволяет решить все указанные проблемы. Последующее надежное хранение документов возможно при организации электронного архива.Особенности СЭД для различных организацийГосударственные органы, крупные предприятия с государственным участием используют форму административного делопроизводства. Ее отличием является обязательность следующих действий:

фиксации этапов их движения;

тотального учета документов;

долгосрочного хранения.

Коммерческие предприятия среднего и небольшого размеров в большинстве случаев используют форму электронного документооборота и делопроизводства, которая позволяет решать задачу управления документацией в ограниченных масштабах. В таких случаях учитываются самые важные документы. По ним должны быть требования со стороны государства относительно учета и последующего хранения. Важность документа зависит от масштабов риска в случае несвоевременной обработки, выполнения, утери или искажения. К категории наиболее важных, как правило, относятся:

переписка с государственными органами;

договорная документация;

документы, относящиеся к кадровому учету;

переписка с заказчиками, поставщиками;

должностные инструкции.

Вся необходимая документация должна сохраняться. Работа с конфиденциальными документамиОрганизация работы с документами.По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и конфиденциальные документы. Перечень сведений конфиденциального характера:1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами.4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).5. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого типа, в частности коммерческую тайну организации. Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в её получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления. С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения её защиты от несанкционированного доступа. Гриф доступа к документации, содержащей коммерческую тайну, ставится на всех экземплярах документов, а также их черновиках т копиях. Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарём-референтом, на средних и крупных – руководителем канцелярии. Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений. Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;

выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах.Список использованной литературы: 1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003г.2. Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.-М.: Акад., 2005г.;3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. – М.: Госстандарт России, 1998г., с3.